Goede bereikbaarheid is voor alle ondernemers van groot belang. Zeker in deze tijd. We zijn het immers gewend om 24/7 met elkaar in contact te staan. Consumenten verwachten dan ook niets minder van bedrijven en organisaties. Hierdoor valt er op het gebied van bereikbaarheid nog veel te behalen bij bedrijven. Met behulp van de volgende tips zorg jij voor een betere bereikbaarheid en geef je de consument wat zij verdient en nodig heeft.
1. Investeer in goede techniek
Het is verstandig om een goede samenwerking met een betrouwbare service provider aan te gaan. Denk bijvoorbeeld aan de diensten van Pocos. Kies voor een telefoondienst die past bij jouw persoonlijke voorkeuren en hetgeen waar jouw bedrijf voor staat. Zorg ervoor dat je altijd op deze service kunt rekenen. Dat er in geval van nood altijd hulp beschikbaar is, waardoor de bereikbaarheid op elk moment van de dag in orde is.
Zorg er tevens voor dat er meerdere lijnen beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld in de vorm van vast mobiel integratie. Op die manier worden telefoontjes altijd naar de juiste persoon doorverbonden en is er altijd iemand bereikbaar voor dringende hulpvragen.
2. Goede planning
Met name grotere bedrijven zullen soms enorme drukte ervaren. Zeker op specifieke momenten. Belangrijk om hier rekening mee te houden. Het is verstandig om te inventariseren op welke momenten het meeste verkeer binnenkomst. Zijn er manieren waarop je dit verkeer het meest efficiënt kunt doorverbinden? Kunt geven wat ze nodig hebben? Zorg voor een goede planning. Op die manier is er altijd iemand aanwezig. Houd hierbij ook rekening met vakanties en ziekte zodat er altijd wel iemand beschikbaar is.
3. Multichannel
Tegenwoordig moet je wel via meerdere kanalen bereikbaar zijn. De consument zal je immers ook van alle kanten proberen te bereiken. Zorg daarom niet alleen voor goede telefonische bereikbaarheid, maar denk ook aan iemand die chats, e-mail of social media berichten kan beantwoorden. Zo kan elke consument zelf kiezen welk kanaal het beste bij hem past en mis je geen essentiële hulpvragen.
4. Voer efficiënte gesprekken
Het is uiteraard belangrijk dat je de tijd voor een klant neemt. Kortaf reageren of een gesprek afraffelen is dan ook zeker geen goed idee. Je kunt er echter wel voor zorgen dat er efficiënte gesprekken worden gevoerd. Niet dat medewerkers soms een uur in gesprek zijn en dan eigenlijk nog niet veel verder zijn gekomen. Probeer duidelijke vragen te snellen en snelle antwoorden te geven om zo de lijnen minder lang bezet te houden voor andere bellers.
Leid nieuw personeel ook altijd goed op, zodat ze precies weten hoe ze gesprekken kort en bondig kunnen houden. Dit vraagt om goede techniek en de juiste kennis.
5. Duidelijke afspraken
Maak duidelijke afspraken naar de buitenwereld toe wanneer je precies bereikbaar bent. Op die manier kun je de drukte enigszins reguleren en voorkom je dat je de hele dag alleen maar mailtjes, telefoontjes of chats aan het beantwoorden bent.
