Bevinden veel van de medewerkers van een bedrijf zich buiten de deur, en verplaatsen zij zich daarbij in een voertuig dan van het bedrijf is, dan kan het om tal van verschillende redenen prettig zijn om te weten waar zij zich bevinden. Een voorbeeld? Het kan het werk simpelweg een stuk overzichtelijker en gemakkelijker maken.
Minder administratie: het systeem doet het werk
Ieder bedrijf dat gebruik maakt van auto’s waarin tijdens diensttijd, en soms ook daarbuiten, wordt gereden weet het: je moet iedere kilometer goed vastleggen en een sluitende rittenregistratie erop nahouden. Eentje die aan de eisen voldoet van de Belastingdienst. Doe je dat niet, dan kan je dat fikse boetes en naheffingen opleveren, en daar zit geen enkele ondernemer op te wachten.
Het bijhouden van die administratie kan een flinke klus zijn. De bestuurders van de auto’s in kwestie moeten iedere rit bijhouden, en noteren of deze zakelijk of privé was. Al deze data moet vervolgens binnen het bedrijf op de juiste manier worden verwerkt.
Wanneer je altijd zicht hebt op je medewerkers, of beter gezegd, op de voertuigen waarin zij rijden, is dit voor een heel groot deel verleden tijd. Een track en trace systeem in de wagens zorgt ervoor dat iedere rit automatisch wordt vastgelegd, zodat dit niet meer handmatig hoeft te gebeuren. Ook hoeven de gegevens achteraf niet of nauwelijks meer te verwerkt. Zij worden opgeslagen en aangeleverd op een manier die aan alle voorschriften voldoet, en hoeven slechts te worden bewaard. Dat scheelt een hoop werk!
Je weet altijd waar iedereen is
Je hoeft geen Big Brother te zijn om het fijn te vinden inzicht te hebben waar je medewerkers en de voertuigen waar zij in rijden zich bevinden. Hier real time data over beschikbaar hebben geeft een werkgever volop voordelen. Het is bijvoorbeeld precies duidelijk wanneer je iemand op zijn of haar volgende afspraak kunt verwachten, of weer terug op het bedrijf. Handig, want mocht bijvoorbeeld duidelijk worden dat een planning niet gehaald gaat worden, kan deze direct worden aangepast. Dat maakt een bedrijf flexibeler en efficiënter.
Meer inzicht in tijdsbestedingen
Het kan best lastig zijn om vanaf kantoor een planning te maken voor medewerkers die zich buiten de deur bevinden. Deze wordt vaak gemaakt op basis van aannames over hoelang verschillende werkzaamheden in beslag nemen, en hoelang het duurt om vervolgens naar het volgende adres te reizen. Door gebruik te maken van data die de trackers in de voertuigen aanleveren, hoef je hier niet langer aannames over te doen. Je krijgt veel meer inzicht in de tijdsduur van zowel werkzaamheden als vervoerstijden, en kunt op basis daarvan een veel realistischere planning maken. En dat is fijn voor het bedrijf, de medewerkers in kwestie, maar ook voor je klanten.
