Bedrijfsmiddelen zoals laptops, servers en andere gegevensdragers hebben een bepaalde levensduur. Na een aantal jaren gebruik worden ze vervangen. Wat gebeurt er dan met de data die op deze apparaten staat? In de meeste gevallen worden deze na opslag vernietigd. Het vernietigen van gegevens kan niet zomaar gebeuren, daar komt het een en ander bij kijken. Hoe dit in zijn werk gaat en waar aan gedacht moet worden, bekijken we in dit artikel.
Waarom is datavernietiging belangrijk?
Datavernietiging is erg belangrijk om de privacy van werknemers en de veiligheid van bedrijfsinformatie te waarborgen. Datavernietiging voorkomt ongeautoriseerde toegang tot gevoelige gegevens en minimaliseert het risico op datalekken, identiteitsdiefstal en andere vormen van misbruik.
Wettelijke vereisten
Veel landen hebben strikte wetten en voorschriften met betrekking tot gegevensbescherming en privacy. Organisaties zijn vaak verplicht om persoonlijke en gevoelige informatie op een veilige manier te vernietigen om te voldoen aan regelgeving zoals de (AVG) in de Europese Unie of de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in de Verenigde Staten.
Verschillende soorten datavernietiging
Er zijn verschillende methoden voor datavernietiging. Allereerst is er het fysiek vernietigen van harde schijven, papieren documenten en andere opslagmedia. Dit gebeurt meestal met behulp van machines of door verbranding. Daarnaast is er softwarematige vernietiging. Met gebruik van gespecialiseerde software worden gegevens op opslagapparaten onherstelbaar verwijderd. Het proces van het vernietigen van data en het afvoeren van IT-apparatuur wordt ITAD (IT Asset Disposition) genoemd.
Risico-analyse
Voordat organisaties overgaan tot datavernietiging, is het belangrijk om een grondige risicoanalyse uit te voeren en een inventaris op te stellen van alle opslagapparaten die vernietigd worden en documenten die gevoelige informatie bevatten. Dit helpt bij het identificeren van potentiële risico’s en het vaststellen van de juiste vernietigingsmethoden.
Veilig transport
Datavernietiging gaat niet alleen over het vernietigen van gegevens, maar ook over het veilig transporteren en opslaan van materialen. Het gebruik van beveiligde containers en trackingmechanismen is belangrijk om het risico op verlies of diefstal tijdens het transport en de opslag te minimaliseren.
Certificeringen
Om de betrouwbaarheid van het vernietigingsproces te waarborgen, kunnen organisaties gebruikmaken van gecertificeerde datavernietigingsdiensten. Certificeringen, zoals een WEEELABEX-certificaat, garanderen dat de vernietiging voldoet aan alle standaarden. Daarnaast zijn ook certificeringen op het gebied van kwaliteitsmanagement, milieuwetgeving en informatiebeveiliging van belang. Een bedrijf dat aan deze vereisten voldoet is bijvoorbeeld CTC IT.
Documentatie
Een gedetailleerde documentatie van het datavernietigingsproces, en een rapport van de vernietigde items, is belangrijk. Zo’n rapport kan dienen als bewijs van naleving van regelgeving en als bescherming in geval van juridische kwesties.
Wat kan er gebeuren met gelekte data?
Het lekken van gevoelige of persoonlijke gegevens kan ernstige gevolgen hebben, zowel voor personen als voor organisaties. Identiteitsdiefstal en reputatieschade zijn voorbeelden hiervan.
Identiteitsdiefstal
Gelekte persoonlijke informatie, zoals namen, adressen, geboortedata en sofinummers, kan worden misbruikt voor identiteitsdiefstal. Criminelen kunnen deze gegevens gebruiken om frauduleuze financiële transacties uit te voeren, leningen aan te vragen of andere illegale activiteiten te ondernemen op naam van het slachtoffer.
Reputatieschade
Organisaties lopen het risico reputatieschade op te lopen als gevolg van een datalek. Klanten en stakeholders kunnen het vertrouwen verliezen in de organisatie. Dit kan als gevolg hebben dat de omzet daalt door een negatief imago.
Juridische gevolgen
Datalekken kunnen ook juridische gevolgen hebben. Organisaties kunnen boetes krijgen en rechtszaken van partijen die schade hebben geleden als gevolg van het lek. Bovendien kunnen er wettelijke verplichtingen zijn om de getroffenen op de hoogte te stellen.
Verlies van concurrentievoordeel
Voor bedrijven kan een datalek leiden tot het verlies van concurrentievoordeel. Het kan intellectuele eigendom, bedrijfsstrategieën en andere vertrouwelijke informatie blootleggen, waardoor concurrenten mogelijk een voordeel kunnen behalen.
Verstoring van de dagelijkse gang van zaken
Datalekken kunnen leiden tot operationele verstoringen voor bedrijven. Ze kunnen bijvoorbeeld gedwongen worden om systemen en infrastructuur tijdelijk offline te halen om de situatie aan te pakken, wat productiviteitsverlies en kosten met zich meebrengt.
Cyberaanvallen
Eenmaal gelekte gegevens kunnen waardevolle informatie zijn voor cybercriminelen. Ze kunnen hiermee gerichte aanvallen uitvoeren op individuen of organisaties die bij het datalek betrokken zijn.
